档案在 法律 上的凭证作用基于它的原始性。因此，认定 电子 文件的原始性，是保证其具有凭证作用的关键。 一、 电子文件原始性的认定 对于纸质文件来说， 内容 的原始性附着在形式的原始性上，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子文件的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，因此，对电子文件的原始性进行认定是非常困难的。主要表现在以下几个方面： （一）、电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比 (09月11日) [查看全文]
企业 现行文件和档案管理 应用 计算 机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段： 一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段 现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（ＭＩＳ的建立，什么是ＭＩＳ，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从 会计 核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资 (09月11日) [查看全文] 与纸质文件相比 电子 文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对 计算 机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其 规律 ，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
一、电子文件归档方式和途径的选 (09月11日) [查看全文]
在欧美，人们早已经习惯于文件中心提供的各种服务， 目前 关注的是数字化信息技术以及文件中心档案馆化等新情况对现有文件中心的管理 方法 和管理模式带来的新挑战；而在我国，文件中心仍未得到推广和普及，原因在于许多人认为文件中心的诸多优势都是在国外特定的环境中形成的，由于中外国情存在着很大的差异，担心文件中心在移植 中国 的过程中会出现南桔北枳的结果。笔者认为，这种担心并不是多余的，但踯躅不前也不可取，关键是要作好文件中心的“本土化”工作。 所谓的“本土化”ｌｏｃａｌｉｚａｔｉｏｎ，是指将外来事物根据本土 社会 特有的环境加以改造，使之有机地纳入本土社会，并使它的合理性最终成为本土社会有机组成部分的过程。所谓“文件中心的本土化”，是指从国情出发，对文 (09月11日) [查看全文]
一、市县建立文件中心是 社会 发展 的需求 很多人在文件与档案的概念和文件生命周期 理论 等 问题 上有不同的看法，我认为不论文件还是档案都是文件运行的不同阶段，只是不同阶段有不同的管理方式。在我国现行文件由形成单位管理，半现行文件由各基层档案室管理，非现行文件由档案馆管理。这种松散的管理模式已经跟不上社会发展的需求，管理的弊端越来越突出，已经成为档案工作发展的桎梏。 -小而全的管理模式，浪费严重 市县绝大多数立档单位规模比较小，文件、档案形成数量比较少，但麻雀虽小五脏俱全，每个单位都要设立档案室，这样就需要至少占用１-２间办公室，添置设备、配备人员，建立-整套的管理程序和 方法 。仅以石景山市为例， 目前 共有１７０多个 (09月11日) [查看全文]
一、 电子 档案的整理 目前 ，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。 １、文书电子档案整理 一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于 计算 机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入 网络 ，各类公文 (09月11日) [查看全文]
一、档案存储工作 现代 化过程中缩微技术与光盘技术的对比 分析 １设备投资与技术要求 １缩微技术：设备投资大，使用技术复杂。 一套完整的缩微设备需要投资约一百多万元，用房约近１００平方米。缩微工作中，拍照、成像、阅读、拷贝等工序要求技术高、精度高，需要专业技术人员或经专门培训过的工作人员才能操作。 ２光盘技术：设备简单，易推广普及。 光盘技术对设备的要求不高，在一般档案馆现有 计算 机设备上再附加一些设施即可。光盘管理系统具有很强的实用性，其功能设计完 (09月11日) [查看全文]
以文件为单位组织室藏，是由少数单位档案部门发起并已产生了一定 影响 的管理方式。对于这种管理方式，档案界各说不一，笔者以此文参与对这个 问题 的讨论。 一、以文件为单位组织室藏消除了传统的档案观念 传统的档案观念，案卷是基本单元。案卷是构成全宗的基本单位，案卷特征揭示了卷内文件某一共性。它是由卷内若干文件、卷内文件目录和备考表组成，以卷（或盒、袋、册）构成保管单位。该保管单位还应具有案卷标题、案卷编号、案卷分类号、作者、时间、保管期限、卷内文件份数等若干标识，形成一个完整的案卷概念。 而以文件为单位组织室藏，则使?档案"或"案卷"的基本特征不复存在。单份归档文件作为室藏的基本保管单位，首先使"档案"这一概念发生了嬗变 (09月11日) [查看全文]
声像档案是指国家机构、 社会 组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的 历史 记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。 随着社会的 发展 及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区１６１个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等 问题 ，直接 影响 了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。 (09月11日) [查看全文]
一、档案信息 电子 化的现状 １档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的 计算 机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。 ２在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和 网络 建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。 ３标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于 历史 原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不 (09月11日) [查看全文] 六朝古都北京，其 历史 从燕都蓟城形成时算起至今已有三千我年。漫长的历史留给今人丰富的地方志史料。虽然从汉代到宋、辽、金时期的北京地方历史 文献 大都散失了，如北齐阳休之的《幽州人物志》、隋代的《幽州图经》、宋朝的《平燕录》等都失传无存，但是仍然保留了一些完整的著述。现遗存的北京最早的地方志书是元代末年熊梦祥撰修的《析津志》，到现在已有600多年的历史，另有府志、州志、县志近60种。其中请初著如学者朱彝尊的《日下旧闻》、由窦光鼐、朱筠等奉敕纂修而成的《日下旧闻考》、清末光绪年间缪荃孙总纂的《顺天府志》内的“京师志”尤称名著。
民国十九年(1930年)，国民党北平市政府曾计划修《北平志》，但 (09月11日) [查看全文]
区档案馆档案保护工作现状
截止1996年，档案馆保管着48个全宗的19212卷档案，档案起止年代为1984年至1994年(大部分为1988年以前)。档案载体为纸制的占94%，胶片占0.9%，磁带占1.7%。档案现状一览表。 档案字迹40、50年代少量档案的字迹已出现褪变、扩散现象；部分档案为纯蓝墨水 、圆珠笔油、铅笔等不耐久字迹。 档案载体底片、胶片保存完好；40、50年代的部分档案已发黄、老化，纸强强度减 弱；因地下库房湿度较高，纸张受潮；个别档案发现虫洞，有存损。采用的保护措施档案馆的保护工作主要是从外因入手，改善外界不利因素。 从1 (09月11日) [查看全文] 文件生命周期 理论 告诉我们，文件从其形成直至最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，在这个生命运动过程中文件先后表现出三种明显不同的价值形态，因而文件的整个生命运动过程具有明显的阶段性特征，可划分为三个阶段，分别称之为文件的现行期、半现行期和非现行期。虽然文件运动本质上与文件的移交、何存地点变化和管理方式变化并无直接联系，但划分文件运动阶段的目的是为了更好地管理文件，因此文件在其整个生命运动过程的各运动阶段内应分别采用何种存放地点和管理方式为宜，这便成为我们必须考虑和解决的 问题 。
现行文件应存放于文件的形成、使用部门，非现行文件应存放于档案馆，已形成共识，且世界各国普遍如此， (09月11日) [查看全文] 档案鉴定标准是档案鉴定工作的关键环节，而明确 影响 鉴定标准的因素是正确制定鉴定标准，作好鉴定工作的重要依据和出发点。长期以来，我国对影响档案鉴定标准的因素 研究 颇深，例如：文件的 内容 、文件的来源以及 社会 需求等方面都已达成共识，但保管费用因素却是近些年来才提到的，并且随着市场 经济 的 发展 它在档案鉴定诸因素中的地位愈来愈重要，重视和加强对保管费用因素的研究有着重要的意义。 一、保管费用的含义及与管理效益之间的关系 众所周知，保管文件需要一定的物质条件做基础，即有很多方面的费用支出，如保存空间、装具、人力等，这些因素会影响着档案的鉴定，即档案鉴定人员在判定档案价值时必须考虑保管费用因素。所谓保管费用，是指 (09月11日) [查看全文] 加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的 计算 机化，是实现档案工作 现代 化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。我国档案部门 应用 电子 计算机可追溯到７０年代，但真正有计划地建立自己的系统是１９８５年。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。“九五”规划之“金信工程”，为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备。 档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设 发展 到 目前 阶段， 研究 探讨对系统的协调组织、加强管理和 科学 决策，是十分必要的。 加强对档案信息自 (09月11日) [查看全文] |
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